Warum Ausschreibungen bündeln nicht immer der beste Weg ist

Die Energiebeschaffung ist ein zentrales Thema für öffentliche Auftraggeber, die nicht nur auf Wirtschaftlichkeit, sondern auch auf Versorgungssicherheit und Nachhaltigkeit achten müssen. In den letzten Jahren hat sich die Praxis etabliert, Ausschreibungen zur Energiebeschaffung zu bündeln, um vermeintliche Vorteile wie niedrigere Kosten durch größere Beschaffungsmengen zu erzielen. Doch diese Strategie birgt auch erhebliche Nachteile, die oft übersehen werden. In diesem Beitrag werfen wir einen genaueren Blick auf die potenziellen Probleme und Risiken, die mit der Bündelung von Ausschreibungen verbunden sind und wie man diese Probleme vermeiden kann.

Lassen Sie uns im Nachgang auf die fünf größten Risiken von gebündelten Ausschreibungen eingehen.

1. Eingeschränkte Flexibilität

Eine der größten Herausforderungen bei der Bündelung von Ausschreibungen ist der Verlust an Flexibilität. Unterschiedliche öffentliche Einrichtungen haben oft sehr spezifische Anforderungen an ihre Energieversorgung – sei es in Bezug auf den Verbrauchszeitpunkt, die Art der Energie (z. B. Strom, Gas, erneuerbare Energien) oder die Nachhaltigkeitsziele. Durch eine Bündelung wird ein einheitliches Ausschreibungsprofil erstellt, das selten den individuellen Bedürfnissen aller Beteiligten gerecht wird. Kleine Institutionen können dadurch benachteiligt werden, da ihre spezifischen Anforderungen unter den Tisch fallen.

2. Hohe Marktmacht der Energielieferanten

Große, gebündelte Ausschreibungen schließen viele kleinere Anbieter vom Wettbewerb aus. Gerade im Bereich der erneuerbaren Energien sind es oft mittelständische oder lokale Anbieter, die auf spezifische Lösungen spezialisiert sind. Diese Unternehmen können mit den hohen Volumenanforderungen oder den administrativen Hürden einer großen Ausschreibung nicht mithalten. Dies führt zu einer Konzentration auf wenige große Energieversorger, was langfristig die Wettbewerbssituation am Markt verschlechtert und möglicherweise zu höheren Preisen führt.

3. Abhängigkeit von wenigen Anbietern

Durch die Bündelung erhöhen sich die gesamten Versorgungsmengen, die ein Energielieferant abbilden muss. Weil nicht alle Versorger entsprechende Kapazitäten aufweisen, reduziert sich die Anzahl potenzieller Bieter auf die gebündelte Ausschreibung und es entsteht eine stärkere Abhängigkeit von den wenigen verbleibenden großen Anbietern. Diese haben auch eine stärkere Verhandlungsmacht (aufgrund von Nr. 1) und können ihre Bedingungen leichter durchsetzen. Langfristig besteht die Gefahr, dass die öffentliche Hand weniger Spielraum für Verhandlungen hat und stärker den Preis- und Vertragsbedingungen dieser marktbeherrschenden Anbieter ausgeliefert ist.

4. Verzögerungen und Komplexität im Vergabeprozess

Je größer und umfangreicher eine Ausschreibung ist, desto komplexer wird der Vergabeprozess. Unterschiedliche Verbrauchsstellen müssen koordiniert, Energieprofile zusammengeführt und rechtliche Anforderungen eingehalten werden. Dies führt nicht nur zu längeren Planungs- und Umsetzungsphasen, sondern erhöht auch das Risiko von Verzögerungen und Fehlern. Außerdem sind gebündelte Ausschreibungen oft anfälliger für rechtliche Beanstandungen, da sie aufgrund ihres Umfangs häufiger geprüft werden.

5. Finanzielle Nachteile durch "Klumpenrisiko"

Obwohl Bündelungen häufig mit der Erwartung durchgeführt werden, durch größere Volumina günstigere Preise zu erzielen, ist dies nicht immer der Fall. Dieser oft gewünschte Skaleneffekt tritt im Energiesektor bei Bündelausschreibungen fast nie in Kraft, weil trotz hoher Abnahmemengen genauso hohe Dienstleistungs- und Betreuungsaufwände bei den Versorgern entstehen. Die individuelle Einzelausschreibung von Verträgen kann oft kosteneffizienter sein, da spezifische Bedürfnisse besser berücksichtigt werden können. Außerdem können Marktschwankungen dazu führen, dass große Beschaffungsvolumina zu ungünstigen Zeitpunkten abgedeckt werden, was den vermeintlichen Preisvorteil zunichtemacht.

6. Nachhaltigkeitsziele bleiben auf der Strecke

Ein weiterer Nachteil der Bündelung liegt in der Erschwerung der Umsetzung ambitionierter Klimaziele. Viele öffentliche Auftraggeber möchten verstärkt auf erneuerbare Energien setzen oder lokale Anbieter fördern, um ihre regionale Wirtschaft zu stärken. In großen Ausschreibungen dominieren jedoch oft die Preisvorgaben, sodass ökologische oder soziale Aspekte weniger Gewicht haben. Dies kann dazu führen, dass Nachhaltigkeitsziele auf der Strecke bleiben oder Kompromisse eingegangen werden, die den langfristigen Klimazielen widersprechen.

Was Sie als Stadt, Gemeinde oder kommunale Einrichtung stattdessen tun können:

Eine attraktive Alternative zur Bündelung von Ausschreibungen bietet die Zusammenarbeit mit einem vollumfänglichen Dienstleister für kommunale Energiebeschaffung wie der PLENUS Kommunalenergie GmbH. Statt Ihre individuellen Anforderungen in einer Sammelausschreibung untergehen zu lassen, können Sie auf individuelle Einzelausschreibungen setzen, die gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer Stadt, Gemeinde oder Einrichtung zugeschnitten sind. Dabei können Sie den kompletten Energiebeschaffungsprozess auslagern – von der Erstellung von Dienstleistungsverträgen und Vollmachten bis hin zur Abwicklung aller notwendigen Schritte. Die PLENUS Kommunalenergie GmbH fordert initiativ die erforderlichen Unterlagen an und kümmert sich um die korrekte Durchführung des Vergabe- und Ausschreibungsprozesses, sodass Sie nicht nur Zeit und Aufwand sparen, sondern auch maximale Transparenz und Rechtssicherheit erhalten. Und all das, während sie gleichzeitig kosteneffizienter Versorgt werden, als im Rahmen eines gebündelten Beschaffungsauftrags.